Tilmelding Log på

Disciplinærsager

Procedure for håndtering af disciplinærsager i Nordfyns Softball Klub

1. Formål

Formålet med denne procedure er at sikre en fair, gennemsigtig og ensartet håndtering af disciplinærsager i Nordfyns Softball Klub. Proceduren skal beskytte både klubben, dens medlemmer og frivillige samt sikre et trygt og respektfuldt miljø.

2. Anvendelsesområde

Proceduren gælder for alle medlemmer, trænere, ledere, forældre og frivillige tilknyttet klubben – både på og udenfor banen.

3. Hvad er en disciplinærsag?

En disciplinærsag kan omfatte, men er ikke begrænset til:

  • Overtrædelse af klubbens vedtægter eller regler

  • Usportslig opførsel

  • Mobning, chikane eller diskrimination

  • Voldelig eller truende adfærd

  • Misbrug af alkohol eller stoffer i forbindelse med klubbens aktiviteter

  • Skadelig adfærd over for klubbens omdømme

4. Opstart af disciplinærsag

Når bestyrelsen modtager en indberetning eller på anden måde bliver bekendt med forhold, der kan give anledning til en disciplinærsag, foretager bestyrelsen en indledende vurdering af sagen.

Hvis bestyrelsen vurderer, at der er grundlag for at behandle sagen, orienteres den indklagede part skriftligt om:

  • De forhold, som sagen vedrører

  • Baggrunden for, at sagen behandles

  • Tid og sted for et møde med bestyrelsen

  • Retten til at medbringe en bisidder


Den indklagede part skal have rimelig tid til at forberede sig inden mødet.

5. Indberetning og opstart af sag

  • Alle medlemmer kan indberette en sag til bestyrelsen via mail: bestyrelse@nordfynssoftball.dk

  • Indberetningen skal så vidt muligt indeholde:

    • Beskrivelse af hændelsen

    • Tid og sted

    • Eventuelle vidner

  • Bestyrelsen kan også selv tage en sag op på baggrund af observationer eller henvendelser.

  • Indberetninger behandles fortroligt.

6. Behandling af sagen

6.1 Indledende vurdering

Bestyrelsen vurderer, om der er grundlag for at behandle sagen som en disciplinærsag.

6.2 Sagsoplysning

Bestyrelsen kan:

  • Indhente yderligere oplysninger

  • Kontakte relevante personer

  • Indhente skriftlige redegørelser

  • Gennemføre samtaler med relevante personer

Alle væsentlige oplysninger i sagen skal så vidt muligt dokumenteres.

6.3 Møde med den indklagede part

Den indklagede part indkaldes skriftligt til et møde med bestyrelsen.

Fra klubben deltager som udgangspunkt:

  • Formanden

  • + mindst to øvrige bestyrelsesmedlemmer

Den indklagede part orienteres på forhånd om sagens indhold og har ret til at medbringe en bisidder.

Formålet med mødet er at:

  • Sikre at sagen bliver tilstrækkeligt belyst

  • Høre den indklagede parts forklaring

  • Afklare eventuelle misforståelser eller uenigheder

  • Søge at løse konflikten, hvis dette vurderes muligt og hensigtsmæssigt

  • Sikre, at bestyrelsen træffer afgørelse på et oplyst grundlag

Mødet gennemføres i en rolig og respektfuld tone med fokus på en saglig behandling af de forhold, der er rejst.

6.4 Midlertidige foranstaltninger

I alvorlige tilfælde kan bestyrelsen beslutte midlertidige tiltag, fx:

  • Midlertidig suspension/karantæne

  • Begrænsning af deltagelse i aktiviteter

7. Afgørelse

Efter behandling træffer bestyrelsen en afgørelse.

Mulige sanktioner kan være:

  • Mundtlig eller skriftlig advarsel

  • Krav om ændret adfærd

  • Midlertidig udelukkelse fra træning/kampe

  • Eksklusion fra klubben (i alvorlige tilfælde)

Sanktionen fastsættes ud fra sagens alvor og omstændigheder.

Afgørelsen meddeles skriftligt og indeholder en begrundelse.

8. Ret til udtalelse

Den involverede part vil som led i sagsbehandlingen:

  • Blive informeret om sagen

  • Få mulighed for at udtale sig

  • Kunne medbringe en bisidder til møder

9. Klageadgang

Afgørelsen kan indbringes for generalforsamlingen.

Klagefristen er 14 dage fra modtagelse af afgørelsen.

10. Fortrolighed

Alle disciplinærsager behandles fortroligt. Oplysninger deles kun med relevante parter.

11. Dokumentation og arkivering

  • Sager dokumenteres og opbevares forsvarligt

  • Kun bestyrelsen har adgang til materialet

  • Persondata behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning

12. Ikrafttrædelse

Denne procedure træder i kraft ved godkendelse af bestyrelsen og kan løbende revideres.

13. Ansvar

Bestyrelsen er ansvarlig for:

  • At proceduren overholdes

  • At sager behandles sagligt og rettidigt

  • At medlemmer informeres om gældende regler

Godkendt af bestyrelsen den: 8/6 2026