Persondatapolitik

Nordfyns Softball Klub

Hos Nordfyns Softball Klub værner vi om dit privatliv og behandler dine personoplysninger ansvarligt.

Denne persondatapolitik beskriver, hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvordan vi beskytter dem, og hvilke rettigheder du har.

Vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med EU's Databeskyttelsesforordning (GDPR), databeskyttelsesloven og øvrig relevant lovgivning. Vi behandler kun personoplysninger, når der er et lovligt behandlingsgrundlag, og kun i det omfang, det er nødvendigt for at drive klubben og opfylde vores forpligtelser.

Vi behandler personoplysninger efter principperne om lovlighed, rimelighed, gennemsigtighed, dataminimering, rigtighed, opbevaringsbegrænsning samt integritet og fortrolighed.

1. Dataansvarlig

Nordfyns Softball Klub
Bladstrupvej 276
5450 Otterup

CVR: 42808636

Kontaktperson:
Anne-Mette Lykkegaard
E-mail: formand@nordfynssoftball.dk

2. Indsamling af personoplysninger

Vi indsamler som udgangspunkt personoplysninger direkte fra dig.

I særlige tilfælde kan oplysninger modtages fra:

• Offentlige myndigheder
• DIF, DGI eller Dansk Softball Forbund i forbindelse med turneringer, klubskifte, karantæner eller uddannelse
• Forældre eller værger ved indmeldelse af børn og unge

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger for at kunne drive Nordfyns Softball Klub, herunder:

• Administration af medlemskab
• Opkrævning af kontingent
• Kommunikation med medlemmer og forældre
• Planlægning af træning, kampe og aktiviteter
• Deltagelse i turneringer
• Ansøgning om kommunale tilskud
• Lønudbetaling og godtgørelser
• Indhentelse af børneattester
• Håndtering af nødvendige helbredsoplysninger af hensyn til sikkerhed og aktiviteter

4. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mail
• Fødselsdato
• Køn

Særlige personoplysninger: (kun når det er nødvendigt)

• CPR-nummer
• Helbredsoplysninger
• Oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med børneattester

Vi behandler oplysninger om:

• Medlemmer
• Frivillige
• Trænere
• Bestyrelsesmedlemmer
• Forældre og værger til børn og unge

5. Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver kun personoplysninger, når det er nødvendigt eller følger af lovgivningen.

Det kan eksempelvis være til:

• DIF
• DGI
• Dansk Softball Forbund
• Nordfyns Kommune
• Skattestyrelsen
• Politiet ved indhentelse af børneattester

Nordfyns Softball Klub sælger aldrig personoplysninger og videregiver ikke medlemsoplysninger til markedsføring eller andre kommercielle formål.

6. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt.

Når oplysningerne ikke længere er nødvendige, slettes de.

7. Opbevaring og IT-systemer

Vi opbevarer personoplysninger i:

• Holdsport
• Microsoft 365
• Klubbens sikre elektroniske arkiver

Nordfyns Softball Klub anvender desuden:

• Facebook
• Klubbens hjemmeside

Facebook anvendes som en praktisk kommunikationskanal mellem klubbens hold, medlemmer og forældre. 

Facebook (Meta) er en selvstændig dataansvarlig platform, og behandling af personoplysninger på Facebook sker efter Metas egne vilkår.

Kun personer med et arbejdsbetinget behov har adgang til klubbens personoplysninger.

8. Samtykke

Vi behandler som udgangspunkt personoplysninger på et andet lovligt grundlag end samtykke.

Hvis samtykke er nødvendigt, vil det altid være frivilligt og kan til enhver tid trækkes tilbage.

Ved behandling af oplysninger om børn følger vi gældende regler om forældresamtykke.

9. Billeder og video

Nordfyns Softball Klub tager løbende billeder og video ved træning, kampe, stævner, arrangementer og andre klubaktiviteter.

Materialet kan anvendes til information og markedsføring af klubbens aktiviteter på blandt andet:

• Klubbens hjemmeside
• Klubbens sociale medier
• Nyhedsbreve
• Informationsmateriale
• Presse

Behandlingen sker på baggrund af Nordfyns Softball Klubs legitime interesse i at informere om og markedsføre klubbens aktiviteter.

Vi bestræber os på altid at vise medlemmer og gæster på en respektfuld måde og offentliggør ikke materiale, som kan virke krænkende eller udstillende.

Hvis du ikke ønsker, at billeder eller video af dig eller dit barn offentliggøres, kan du kontakte Nordfyns Softball Klub på formand@nordfynssoftball.dk. 

Vi vil herefter tage hensyn til ønsket i det omfang, det er muligt.

10. Videoovervågning

Formål

• Beskytte klubbens bane, klubhus, bygninger, maskiner, materiel og øvrige faciliteter.
• Forebygge og opklare hærværk, tyveri, indbrud og anden kriminalitet.

Omfang

• Videoovervågningen omfatter kun de områder, hvor klubben har vurderet, at den er nødvendig.
• Videoovervågningen er etableret efter en vurdering af nødvendighed og proportionalitet.
• Alle overvågede områder er tydeligt skiltet.

Privat Mode

• Kameraerne er ikke etableret for at overvåge medlemmer, frivillige eller gæster.
• Under træning, kampe og andre planlagte aktiviteter er kameraerne sat i "Privat Mode" og foretager ikke optagelser.
• Kameraerne er som udgangspunkt kun aktive, når anlægget ikke er i brug.

Behandling af optagelser

• Optagelser gennemgås ikke som en del af den daglige drift.
• Optagelser tilgås kun ved konkrete hændelser, hvor det er nødvendigt at klarlægge et hændelsesforløb, f.eks. ved hærværk, tyveri, indbrud eller anden kriminalitet.
• Kun de medlemmer af klubbens ledelse, der har et sagligt behov, har adgang til optagelserne.
• Optagelser opbevares sikkert og slettes automatisk senest 30 dage efter optagelsen, medmindre de indgår i en konkret sag eller skal opbevares længere efter lovgivningen eller efter anmodning fra politiet.

Retsgrundlag

Behandlingen sker i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da Nordfyns Softball Klub har en legitim interesse i at beskytte klubbens bane, klubhus, bygninger, maskiner, materiel og øvrige faciliteter samt forebygge og opklare hærværk, tyveri, indbrud og anden kriminalitet.

• Kameraerne er registreret i politiets database POLCAM

11. Brud på persondatasikkerheden

Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, vurderer Nordfyns Softball Klub straks hændelsen.

Hvis det er nødvendigt, anmeldes bruddet til Datatilsynet, og de berørte personer orienteres i overensstemmelse med gældende lovgivning.

12. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne blandt andet ret til:

• At få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
• At få indsigt i dine personoplysninger.
• At få urigtige personoplysninger rettet.
• At få personoplysninger slettet, når betingelserne er opfyldt.
• At få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• At gøre indsigelse mod behandlingen.
• At få udleveret dine personoplysninger i et almindeligt anvendt format, hvor reglerne giver ret hertil.

I særlige tilfælde kan dine rettigheder være begrænset, f.eks. hvis oplysninger eller videooptagelser også omfatter andre personer eller indgår i en konkret sag eller politiefterforskning.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder eller har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte Nordfyns Softball Klub på formand@nordfynssoftball.dk.

Hvis du mener, at Nordfyns Softball Klub behandler dine personoplysninger i strid med databeskyttelsesreglerne, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Revision

Persondatapolitikken gennemgås mindst én gang årligt eller ved væsentlige ændringer i klubbens behandling af personoplysninger.

Politikken godkendes af Nordfyns Softball Klubs bestyrelse.

Den til enhver tid gældende version offentliggøres her.

Godkendt den 1. juli 2026.